Udbudsproces
Her kan du læse om udbudsprocessen hos Evida
Evida efterspørger i forbindelse med EU-udbud et udfyldt ESPD fra leverandørerne. Det fælles europæiske udbudsdokument (ESPD) er en egenerklæring vedrørende leverandørernes egnethed samt økonomiske og tekniske formåen. Det vil blive præciseret i forbindelse med annonceringen af det enkelte udbud, hvilke dele der skal besvares i ESPD'et.
ESPD'et udfyldes via Evidas udbudssystem, Mercell, og skal typisk sendes til Evida i forbindelse med prækvalifikation.
Læs mere om ESPD her (pdf-dokument fra 3. part)
Udbudsproces
Processen i et udbud følger som oftest, den struktur som er listet herunder. Udbudsprocessen kan være udformet forskelligt fra udbud til udbud, hvor enkelte trin tages fra eller lægges til afhængigt af situationen. Derfor kan denne liste kun bruges som et overblik over de forskellige trin i udbudsprocessen hos Evida.
Prækvalifikation
Anmodning om prækvalifikation bruges ved begrænset udbud og indebærer, at ordregiver på grundlag af en egnethedserklæring (baseret på en række udvælgelseskriterier) vælger et begrænset antal tilbudsgivere. De kan herefter afgive et tilbud. Formålet er, at interesserede virksomheder har muligheden for at demonstrere, at de kan håndtere opgaven.
Evida foretager oftest egnethedsvurderingen af interesserede virksomheder ud fra deres:
- økonomiske og finansielle formåen
- tekniske og/eller faglige formåen
Evida fastsætter de udvælgelseskriterier, der skaber den bedste konkurrence på området. Udvælgelseskriterierne, offentliggøres i udbudsbekendtgørelsen i TED eller beskrives i invitationen til at afgive information.
Eksempler på udvælgelseskriterier:
- minimumsomsætning inden for de sidste år egenkapital, omsætning og soliditetsgrad
- referenceliste over sammenlignelige referencer
Den ovennævnte information skal anføres i et ESPD (European Single Procurement Document) og sendes elektronisk til Evida i forbindelse med anmodningen om prækvalifikation via Evida’s elektroniske udbudsportal Mercell.
Udbudsmateriale udsendes
Udbudsmaterialet er sammen med selve udbudsbekendtgørelsen det samlede grundlag for udbudsprocessen, og det udgør samtidig tilbudsgrundlaget for tilbudsgiverne.
Udbudsmaterialet består oftest af:
- Udbudsbetingelser, inklusiv bilag
- Tilbudslister, andre tilbudsdokumenter, prislister, tidsplan m.v.
- Kravspecifikation, inklusiv bilag
- Uddybende beskrivelse knyttet til den udbudte ydelse eller behov
- Kontraktgrundlag
- Kontraktudkast, standardkontrakt, andet kontraktgrundlag
Tilbud modtages
Udbudsbetingelser angiver, hvornår tilbuddet skal være Evida i hænde via Mercell.
Det er yderst vigtigt, at denne deadline overholdes, idet for sent indkomne tilbud betragtes som ikkekonditionsmæssige, og tilbudsgiveren bliver derfor ekskluderet af det videre forløb.
Evida vil gerne understrege, at det er meget vigtigt, at tilbudsgivere benytter de skabeloner til eksempelvis tilbudsliste, som udbudsbetingelserne indeholder.
Forhandlingsrunder
Evida gør oftest brug af muligheden for forhandling ved udbudsforretninger. Længden og dybden af forhandlingerne varierer fra udbud til udbud afhængig af kompleksitet, størrelse, vigtighed m.m.
Forhandlingerne kan finde sted både telefonisk og ved fysisk møde, og under forhandlingerne vil Evida orientere alle tilbudsgivere om styrker og svagheder i det afgivne tilbud. Forhandlinger giver desuden mulighed for at optimere udbudsmaterialets indhold og eliminere uhensigtsmæssigheder og uklarheder i materialet. Evida vil i forbindelse med forhandlingerne sikre, at ingen tilbudsgiver får et informationsmæssigt forspring.
Efter første forhandlingsrunde vil det være muligt at afgive et revideret tilbud og muligvis et yderligere tilbud, hvilket vil fremgå af udbudsmaterialet i forbindelse med det pågældende udbud.
Evlauering
Med udgangspunkt i under- og delkriterierne beskrevet i udbudsbetingelserne evaluerer Evida de indkomne tilbud. Evalueringen vil ske objektivt og sagligt og alene på baggrund af det skriftlige tilbudsmateriale.
Evida benytter sig oftest af tildelingskriteriet ”Økonomisk mest fordelagtige tilbud”, hvor kontrakten tildeles den tilbudsgiver med det bedste forhold mellem pris og kvalitet.
Kontraktindgåelse
Efter udløbet af standstill-perioden (dvs. ti kalenderdage fra dagen efter den dag, hvor Evida har afsendt underretningen elektronisk) kan Evida og den vindende tilbudsgiver underskrive kontrakten.
